Scanner หรือ เครื่องกวาด นั้น ทำหน้าที่อ่านภาพและข้อความจาก กระดาษ (Hardcopy) เข้าไปเก็บไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ในรูปของ File ข้อความที่ผ่านการ Scanned แล้ว ที่จริงแล้วคอมพิวเตอร์ก็มองว่าเป็นภาพนั่นเอง ดังนั้นจึงไม่สามารถนำมาตัดต่อ เพิ่มเติม หรือ แก้ไขได้ นอกเสียจากว่าผู้ใช้จะนำ File ดังกล่าวไปเข้าซอฟต์แวร์ประเภท OCR (Optical Character Recognition) ให้เปลี่ยนข้อความที่เดิมอยู่ใน Image ของภาพ ให้เป็น Image ของตัวอักษร เพื่อผู้ใช้จะได้นำไปตัดต่อ เพิ่มเติม หรือ แก้ไขต่อไป สำหรับการทำ OCR ภาษาอังกฤษ ซอฟต์แวร์ปัจจุบันมีความแม่นยำในระดับ 99% (ซอฟต์แวร์จะเปิดโอกาสให้ผู้ใช้แก้ 1% ที่ผิดพลาดได้) ส่วนภาษาไทยนั้น การทำ OCR ยังมีปํญหาอยู่เนื่องจากความซับซ้อนของอักษรไทย